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学生处关于做好2015年学位授予仪式有关工作的通知

各学院、直属系,各附属医院(单位):
学校定于74—7在南校区梁琚堂举行2015届毕业典礼暨2015年学位授予仪式。为做好前期准备和现场组织工作,确保仪式活动顺利、有序进行,现将有关事项通知如下:
一、人员统计。各单位统计参加毕业典礼暨学位授予仪式的学生人数(含应届及往届的学士、硕士、博士)观礼导师人数。提前安排参加彩排的人员和仪式现场工作人员(含教师工作人员和学生志愿者)。填报《2015年学位授予仪式人员信息统计表》,加盖单位公章,于615日前反馈至学生处,电子版发送指定邮箱。
二、座位安排。落实本单位场次的每一个学生的座位;同一场次有多个单位参加的,由牵头单位统筹协调学生座位安排。绘制《琚堂座位安排表》,划分出不同批次上台学生的座位区域,并进行必要的标注。《安排表》电子版请于615日前发送至指定邮箱,文件名标注为“**午第*场”。
安排原则:授予学位的顺序依次为优秀毕业生、本科生、研究生、博士生,路线为右侧走道上台、左侧走道下台(方位描述均为面向主席台)。安排座位时,应考虑学生从起立到落座的路线循环,遵循从后排到前排原则(右后-右前-中后-中前-左后-左前),尽量避免路线交错。
三、暖场视频制作。各单位可根据实际情况制作有关本届毕业生的大学时光视频,作为每场仪式开始前的暖场视频。视频内容要紧扣毕业主题,尽量避免使用照片堆叠方式,多用视频画面。视频时间控制在5分钟以内,统一采用MOV格式,帧速率 25FPS,分辨率 1920×1080,音频0-6 VU。视频材料请于622日前发送至指定邮箱,文件名标注为“**单位暖场视频”。
四、租车事项。跨校区组织学生参加仪式的单位,请自行租赁车辆接送学生,并于622前将租车合同复印件报学生处,以便学校统一结算。各单位与租赁公司签订的租车合同中,应注明总金额、用车数量、车型、用车时间、保险情况、接送人数等。学校要求必须为每位乘车的学生购买保险。往年学位授予仪式中与我校合作的汽车租赁公司相关价格信息请见附件
五、制作学生信息条。各单位统一制作、发放学生基本信息纸条,纸条上注明学位类型和姓名(如有生僻字,请标注拼音),尺寸为4cm*12cm。学位授予前,学生须手执信息纸条,递交给司仪。
六、仪式彩排。学校定于73日下午15:00在梁琚堂举行仪式彩排,请各单位安排3位同学(博士、硕士、学士各1人)和1位负责老师参加。
七、其他
1. 学校定于6中旬召开院系(医院)学位授予仪式协调会,协调会事宜另行通知。
2. 根据学校安排,组织发放学位授予仪式工作手册、现场工作人员和学生志愿者证件、亲友观礼等物资。其中,亲友观券由每场牵头单位统筹分配到各单位。
3. 请各单位根据一定原则派发亲友观礼券至少提前1发放;仪式当天组织观礼亲友到梁琚堂二楼、怀士堂和第三教学楼讲学厅观礼,并维持好现场秩序
4. 各单位应按时组织学生参加仪式,以院(系、附属医院)为单位组队入场,在仪式前30分钟组织学生进场完毕,在指定区域按要求就座,维持现场秩序并组织学生有序上台接受学位授予。
5. 联系人:王帅,联系电话:020—39332222
材料报送地址:东校区行政楼A111 学生处综合科
材料报送邮箱:xsc_zhk@qq.com
 
 
                                                                                              
   
                             2015519

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