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学生处关于做好2016年学位授予仪式有关工作的通知

各学院、直属系,各附属医院(单位):
        学校定于6月22日—25日在广州校区南校园梁銶琚堂举行2016届毕业典礼暨2016年学位授予仪式。为做好前期准备和现场组织工作,确保仪式活动顺利、有序进行,现将有关事项通知如下:
        一、人员统计。请各单位统计参加毕业典礼暨学位授予仪式的学生人数(含应届及往届的学士、硕士、博士)和观礼导师人数,提前安排参加彩排的人员和仪式现场工作人员(含教师工作人员和学生志愿者),填报《2016年学位授予仪式人员信息统计表》(见附件1),加盖单位公章,于5月31日前反馈至学生处。
        二、座位安排。落实本单位场次的每一个学生的座位;同一场次有多个单位参加的,由牵头单位(见附件2)统筹协调学生座位安排。绘制《梁銶琚堂座位安排表》(见附件3),划分出不同批次上台学生的座位区域,并进行必要的标注。《梁銶琚堂座位安排表》电子版请于5月31日前发送至指定邮箱,文件名标注为“*日*午第*场”。
        安排原则:授予学位的顺序依次为本科生(优秀毕业生回到所在院系班级排队领受学位,不再单独安排在最前面领受)、研究生、博士生,路线为右侧走道上台、左侧走道下台(方位描述均为面向主席台)。安排座位时,应考虑学生从起立到落座的路线循环,遵循从后排到前排原则(右后-右前-中后-中前-左后-左前),尽量避免路线交错。
        三、荣誉绶带。从2016年开始,学校将在毕业典礼暨学位授予仪式上增设优秀毕业生荣誉绶带。荣誉绶带由学生处提前统一发给各院系,由院系分发给优秀毕业生,要求优秀毕业生在学位授予仪式当日穿着学位服、佩带荣誉绶带上台受礼。
        四、暖场视频制作。各单位可根据实际情况制作有关本届毕业生的“大学时光”视频,作为每场仪式开始前的暖场视频。视频内容要紧扣毕业主题,尽量避免使用照片堆叠方式,多用视频画面。视频时间控制在5分钟以内,统一采用MOV格式,帧速率 25FPS,分辨率 1920×1080,音频0到-6 VU。视频材料请于5月31日前发送至指定邮箱,文件名标注为“**单位暖场视频”。
        五、租车事项。跨校区组织学生参加仪式的单位,请自行租赁车辆接送学生,6月10日前将租车合同复印件报学生处,以便学校统一结算。各单位与租赁公司签订的租车合同中,应注明总金额、用车数量、车型、用车时间、保险情况、接送人数等。学校要求必须为每位乘车的学生购买保险。汽车租赁公司询价信息请参考附件4。
        六、制作学生信息条。各单位统一按照附件5的模板制作,纸条上注明学位类型和姓名。名字一律使用中文汉字(如有生僻字,请标注拼音;如留学生没有中文名,请用中文汉字标注名字发音)。优秀毕业生需在信息条上标注“优秀毕业生”字样。学位授予前,学生须手执信息纸条,递交给司仪。
        七、仪式彩排。学校定于6月21日下午15:00在梁銶琚堂举行仪式彩排,请各单位安排3位同学(博士、硕士、学士各1人)和1位负责老师参加。
        八、其他。
        1. 学校定于6月初召开院系(医院)学位授予仪式协调会,协调会事宜另行通知。
        2. 根据学校安排,组织发放学位授予仪式工作手册、现场工作人员和学生志愿者证件、亲友观礼券等物资。其中,亲友观礼券由每场牵头单位统筹、盖时间戳并发放到各单位。发放事宜另行通知。
        3. 请各单位根据机会均等原则派发亲友观礼券,务必提前发放;仪式当天组织观礼亲友到梁銶琚堂二楼、怀士堂和第三教学楼讲学厅观礼,并维持好现场秩序。
        4. 各单位应按时组织学生参加仪式,以院(系、附属医院)为单位组队入场,在仪式前30分钟组织学生进场完毕,在指定区域按要求就座院系(医院)主管学生工作领导及辅导员应到现场组织学生接受学位授予。
        5. 联系人:黄涵梓,联系电话:020—84115617;
        材料报送地址:
     (1)广州校区南校园:南校园493栋105室
     (2)广州校区东校园:东校园行政楼A座109室
     (3)广州校区北校园:北校园行政楼后座205室
     (4)珠海校区:珠海校区榕园4号后座307室
        材料报送邮箱:soeeshhz@mail.sysu.edu.cn

附件:
1、2016年学位授予仪式人员信息统计表
2、2016年学位授予仪式各场次牵头单位
3、梁銶琚堂座位安排表
4、租车信息参考
5、学生信息条模板

 

                                                                     学生处
                                                             2016年5月10日

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